Licencias de Power Automate y Power Apps qué incluye Microsoft 365 y cuándo pagar Premium

Si tus flujos y apps solo usan conectores estándar (Outlook, Teams, SharePoint, Excel, OneDrive), la licencia de Microsoft 365 que ya pagas es suficiente; en cuanto necesitas un conector premium como SQL Server, Salesforce o Dataverse, RPA o más capacidad, tienes que pagar Power Automate Premium, Process o Power Apps Premium. Esta guía es para quien tiene que decidir qué comprar (o si hace falta comprar algo) antes de poner flujos y apps en producción.

Antes de comprar nada conviene responder a una pregunta: “¿esto viene incluido en lo que ya tenemos?”. Microsoft 365 cubre buena parte de la automatización de procesos internos, y lo que obliga a pasar a Premium es el tipo de conector o de ejecución, no la cantidad de flujos. Los precios de las licencias son los de la web de Microsoft España consultada el 27 de octubre de 2026: por mes, con pago anual y sin IVA (los de pago por uso, en dólares, salen de Microsoft Learn). Microsoft avisa de que el precio final se ve al comprar y puede cambiar según el país, la moneda o el canal.

Qué incluye Microsoft 365 y qué no

Las licencias de empresa de Microsoft 365 (Business Basic, Business Standard, Business Premium, E3, E5, F3) y de Office 365 (E1, E3, E5, F3) traen lo que Microsoft llama derechos de uso limitados de Power Automate y Power Apps. Están pensados para ampliar Microsoft 365 en tareas de productividad, no para sustituir a las licencias Premium.

Fuera de Microsoft 365 existen otras dos vías sin coste. La licencia Free de Power Automate, disponible para cualquier cuenta de trabajo, permite crear y ejecutar flujos en la nube con conectores estándar, pero sin compartirlos, y crear y ejecutar flujos de escritorio en local. Y Power Automate para escritorio funciona en Windows 10 y Windows 11 para automatizar tareas en tu propio equipo; en las ediciones Home no se pueden lanzar flujos de escritorio desde la nube.

Una aprobación en Teams, guardar adjuntos en SharePoint, avisos en Outlook o una app de solicitudes sobre una lista de SharePoint caben en lo que ya pagas. Es el tipo de app que se construye en el curso de Power Apps y Power Automate. La licencia la decide qué datos toca cada flujo, así que esa es la primera pregunta que hay que hacerse.

Cuándo hay que pagar y qué licencia elegir

Hay tres licencias de pago de Power Automate y una de Power Apps que cubren casi todos los casos de una pyme:

El precio de Power Apps Premium sale de la página de precios de Power Apps; los de Power Automate, de la suya. Ojo a dos detalles de la guía de licencias de Microsoft: Premium se asigna a la persona y vale en todos los entornos del inquilino, mientras que Process y Hosted Process valen para un solo entorno: si el mismo flujo o robot se despliega en otro entorno, necesita otra licencia.

Quién necesita la licencia Premium: depende de cómo arranca el flujo

Es el punto donde más fácil es equivocarse, en los dos sentidos: empresas que licencian a todo el equipo sin necesidad y empresas que creen estar cubiertas y no lo están. Según las preguntas frecuentes de licencias de Microsoft:

• Flujos automatizados y programados (llega un correo, se crea un elemento, cada lunes a las 8): se ejecutan con la licencia de su propietario. Si usan un conector premium, el propietario necesita Premium, y también quien los dispare de forma indirecta y reciba algo a cambio (lo vemos justo debajo).
• Flujos de botón o lanzados desde Power Apps: se ejecutan con la licencia de quien los lanza. Si tienen un conector premium, cada persona que los use necesita Premium (salvo que el flujo forme parte de una app; ver abajo). La alternativa es asignar al flujo una licencia Process.
• Flujos dentro de una app de Power Apps: si el flujo está asociado a la app y trabaja con sus mismos datos, lo cubre Power Apps Premium (de quien lo lanza o, si es automático, del propietario). Power Apps no incluye RPA; para eso hace falta Power Automate Premium.

Dos avisos. Si el propietario de un flujo premium pierde su licencia (por ejemplo, porque deja la empresa), el flujo se apaga a los 14 días si nadie actúa; con una licencia Process asignada sigue funcionando. Y la guía de licencias de Power Platform (octubre de 2026) deja claro que la multiplexación no ahorra licencias: todo el que introduce, consulta o ve datos de una app o un flujo premium, de forma directa o indirecta, debe tener licencia. Las preguntas frecuentes de Microsoft Learn lo ilustran: si un flujo automático se dispara cuando alguien sube un elemento a SharePoint y le envía un correo de confirmación, necesitan Premium tanto el propietario como esa persona. Según esas mismas preguntas frecuentes, quien solo recibe un aviso sin haber alimentado el flujo no la necesita.

Premium por persona o Process por flujo: haz la cuenta

Si un flujo de botón con un conector premium lo usan muchas personas, la cuenta es sencilla: a 13 € por persona y 130 € por licencia Process, con más de 10 personas sale más a cuenta Process. Y no hace falta una licencia por flujo: con un grupo de flujos, una sola licencia Process la comparten hasta 25 flujos en solución, que se reparten sus 250.000 acciones al día. Si esas personas necesitan además RPA asistido, Premium por persona puede seguir siendo mejor, porque Process no lo incluye. Pon tus números:

Power Automate Process: el flujo crítico y el robot desatendido

La licencia Process se asigna al flujo o a la máquina, no a la persona. Según Microsoft Learn:

• Asignada a un flujo en la nube, le permite usar conectores premium y personalizados sin importar la licencia de quien lo lance, con hasta 250.000 acciones al día (se pueden apilar hasta 10 licencias en un flujo). El flujo tiene que estar en una solución y, según Microsoft Learn, los flujos secundarios no heredan la licencia: añádelos al mismo grupo de flujos o asígnales su propia licencia Process. Un grupo de flujos permite que hasta 25 compartan una licencia y sus 250.000 acciones (sin apilar).
• Asignada a una máquina, se convierte en un robot desatendido que ejecuta un flujo de escritorio cada vez. Para ejecutar varios en paralelo hacen falta tantas licencias como ejecuciones simultáneas. La máquina la tiene que registrar un usuario con Premium.
• Hosted Process añade una máquina virtual alojada y administrada por Microsoft, así que no tienes que mantener el equipo donde corre el robot. La guía avisa de que lo que el robot automatice puede necesitar su propia licencia: si usa Windows u Office, también la licencia Microsoft 365 desatendida.

La antigua licencia por flujo (per flow) es heredada: Microsoft indica que la sustituye Process y recomienda reemplazarla en lugar de renovarla.

Power Apps: qué ha cambiado en 2026

Para Power Apps hay hoy tres situaciones:

1. Apps con conectores estándar sobre Microsoft 365 (por ejemplo, una app de lienzo sobre listas de SharePoint): incluidas en las licencias de Microsoft 365 citadas arriba, con Dataverse solo en su versión para Teams.
2. Power Apps Premium por usuario: 17,30 € al mes, apps y sitios de Power Pages ilimitados, conectores premium y personalizados, Dataverse y flujos dentro del contexto de la app.
3. Pago por uso por aplicación: Microsoft cobra 10 dólares por cada usuario activo, aplicación y mes (solo quien abre la app al menos una vez en el mes), con el entorno vinculado a una suscripción de Azure.

El cambio de este año está en la licencia Power Apps per app: desde el 2 de enero de 2026 ya no está disponible para clientes nuevos en algunos canales de compra, y la guía de licencias de octubre de 2026 la ha retirado de sus ofertas. Si una app la van a usar pocas personas o solo algunos meses, el pago por uso es ahora la forma de pagar por aplicación. Si estás valorando si te basta SharePoint o necesitas Dataverse, ese es el punto donde se decide la licencia.

AI Builder: los créditos incluidos se retiran el 1 de noviembre de 2026

Si lees facturas o formularios con AI Builder, esto te afecta ya. Según la documentación de Microsoft, cada licencia de Power Automate Premium o Process incluía 5.000 créditos de AI Builder al mes (Power Apps Premium, 500), y esos créditos incluidos se retiran el 1 de noviembre de 2026. Los clientes nuevos ya no pueden comprar el complemento de créditos de AI Builder y tienen que comprar Copilot Credits; los clientes existentes pueden renovarlo hasta esa misma fecha. La misma página indica que los créditos incluidos ya existentes se respetan hasta el final del plazo del contrato, así que revisa las condiciones de tu renovación.

Cuando un entorno consume más créditos de AI Builder de los que tiene, el sistema intenta usar Copilot Credits. Si tampoco hay, los modelos dejan de ejecutarse en flujos y apps y las acciones de AI Builder fallan. Revisa antes de noviembre qué flujos usan AI Builder y cómo vas a pagar ese consumo; lo vemos con detalle en el curso de Power Automate y AI Builder.

Pagar por uso en lugar de licencias

Para consumos irregulares, Microsoft ofrece medidores de pago por uso que se cobran en una suscripción de Azure vinculada al entorno. Según su documentación, los de Power Automate están en versión preliminar:

No se cobran las ejecuciones de quien ya tiene Premium. Para un flujo que corre a diario sale más a cuenta una licencia; para uno que corre unas pocas veces al mes, el pago por uso puede compensar. En un entorno de pago por uso no se pueden usar licencias Process.

Qué te conviene según tu caso

Si comparas además con n8n o Make, en n8n, Make o Power Automate: cuál elegir explico cómo cobra cada herramienta y cuándo conviene combinarlas.

Cómo lo trabajo con tu equipo

En la práctica, la licencia se decide a la vez que el diseño, no después. Por eso, cuando trabajo con una empresa en Power Platform, sigo este orden:

1. Inventario de procesos y datos. Qué flujos y apps hay o se quieren montar, qué conectores usan y quién los lanza. De ahí sale si basta Microsoft 365 o hace falta Premium.
2. Diseño para no pagar de más. Elegimos si cada flujo es automático o de botón, si va en una solución, si lo cubre la app o necesita su propia licencia, y hacemos la cuenta con la calculadora de arriba.
3. Construcción con el equipo. Montamos los primeros flujos y apps compartiendo pantalla, para que el equipo entienda por qué cada uno lleva la licencia que lleva.
4. Gobierno. Propietarios claros, entornos separados y revisión del consumo de IA para que nada se apague por sorpresa.

Si quieres que tu equipo aprenda a construirlo, la formación de Power Apps y Power Automate se hace in-company u online con los procesos reales de tu empresa. Si necesitas a alguien que diseñe la arquitectura y las licencias contigo, es la consultoría de automatización e IA por horas.